テレワークは以前から少しずつ導入されてきましたが、新型コロナウイルスの感染拡大防止を目的として、ここ最近は多くの企業が導入に踏み切っています。
テレワークを導入する上で課題となるのが「生産性」ですが、生産性を上げるにはどのような方法が考えられるでしょうか。テレワークの現状や問題点を把握した上で、効率的に業務を進める方法について見ていきます。
緊急事態宣言後、実施率が大幅に増加したテレワーク
生産性を考える前に、まずはそもそもテレワークがどれくらい浸透しているのか見てみましょう。ここでは、東京都が2020年5月に発表した「テレワーク導入率緊急調査結果」の結果と、テレワークについて総務省が2019年5月にまとめた資料「テレワークの最新動向と総務省の政策展開」を参照します。
東京都は、従業員が30人以上の企業を対象として2020年3月と4月に実施した、テレワーク導入率に関する調査の結果を発表しました。 「テレワークを導入していますか」という問いに対し、2020年3月の時点では「導入している」と回答したのが24.0％であったのに対し、4月の時点では62.7％となり、大幅に増加したことが分かります。
また、東京都は2019年12月と2020年4月に、テレワークを実施している従業員の割合に関する調査を実施しました。それによると、2019年12月の時点ではテレワークを実施していた従業員の割合は15.7％にとどまっていたのに対し、2020年4月の時点では49.1％と半数近くに上りました。新型コロナウイルスの感染拡大を防止するため、政府は4月に緊急事態宣言を発表しましたが、それによってテレワークの実施率が大幅に上昇しています。
テレワークの概要や企業事例について、詳しくは以下の記事をご一読ください。
記事：『テレワークとは？その制度や企業事例を一挙紹介』
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テレワークで行える業務範囲としては「1人で作業を進められること」「セキュリティ上問題がないこと」「成果が目で見て分かる業務であること」があります。これらの業務範囲を満たしている業務について、詳しく見ていきましょう。
テレワークで行える業務を一言で説明すると、パソコンやモバイル端末などを利用して行える業務となります。 国土交通省が2018年3月に公表した「平成29年度 テレワーク人口実態調査」によると、業種別でテレワーカーが多いのは、雇用型テレワーカー、自営型テレワーカーともに「情報通信業」となりました。なお、2番目に多かったのは、雇用型、自営型ともに「学術研究、専門・技術サービス業」でした。
上記の業務は、主にパソコンを用いて行うことが一般的であり、テレワークに適している業種といえます。テレワークで行える業務の内容について具体的に見ていくと、データ入力のほか、企画書・プレゼン用の資料作成、Webサイトに掲載する記事を制作するためのライティングなど、事務的な作業があります。
また、Webデザインやプログラミングなど専門性の高い業務のほか、市場調査もテレワークで行うことができます。 例えば、市場調査として顧客のニーズを調べる場合、顧客に直接会ってアンケートを行ったりヒアリングをしたりする方法が一般的といえますが、現在ではSNSを活用する方法もあります。
TwitterやInstagramのように、SNSの中には匿名で利用できるものもあり、ユーザーの本音と思われる投稿があちこちにみられます。そのような投稿から顧客のニーズを読み取り、そのニーズに対応するサービスを新たに生み出すことができるのも、テレワークの時代ならではといえるでしょう。そのほか、アンケート調査も現在ではネット上で完結できることから、テレワークでも市場調査は十分に対応可能です。
テレワーク導入までの7つのステップについて、詳しくは以下の記事をご一読ください。
記事：『テレワーク導入までの7つのステップを解説！』
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続いて、テレワークの生産性について見ていきます。テレワークを導入することで、生産性が上がるとの調査結果がある一方、現場では、生産性が低くなったと感じている人も見受けられます。
ポイント① テレワークと生産性の相関をチェック
テレワークと生産性の相関については、総務省が2017年6月に公表した「平成28年通信利用動向調査」に掲載されています。それによると、テレワークを導入していない企業の労働生産性は1社あたり599万円であるのに対し、テレワークを導入している企業の労働生産性は1社あたり957万円です。労働生産性を高めなければならない理由としては、日本の労働生産性が先進国の中で低い水準にあるためです。
公益財団法人日本生産性本部が公表した「労働生産性の国際比較2018年版」によると、2017年の日本の就業者1人あたり労働生産性は84,027ドル、当時のレートで日本円に換算すると約837万円でした。これは主要先進7カ国の中では最下位となります。つまり、日本の企業は人手をかけているわりに、生産高が伸びにくい状態であり、諸外国と比べると業務の効率性が低いといえます。
業務の効率性を高めるためにも、テレワークの導入は理にかなっているといえるのです。
ポイント② テレワークの生産性を上げるにはコミュニケーションが重要
一方で、現場では、テレワークで生産性がさほど伸びていないという問題が浮き彫りになっています。 HRテック領域向けのWebサービスを提供するUnipos株式会社は2020年4月、テレワーク実施企業の管理職・一般社員を対象として、「テレワーク長期化に伴う組織課題」に関する調査を実施しました。「チームの生産性に関する変化」について一般社員に質問したところ、「とても高くなった」「やや高くなった」と回答した人は7.6％にとどまり、「とても低くなった」「やや低くなった」と回答した人は44.6％に上りました。
「テレワークが長期化したら深刻化すると思う課題」について管理職と一般社員に質問したところ、もっとも多かった回答は管理職、一般社員ともに「コミュニケーションの取りづらさ」でした。 2番目に多かった回答としては、管理職、一般社員ともに「社内連携のしづらさ」を挙げています。
上記の調査結果だけをみると、テレワークの導入はマイナスととらえられがちですが、管理職に対して「生産性にプラスの効果をもたらしていると考えられるITツール」について質問したところ、「従業員エンゲージメント向上ツール」や「オンラインで稟議を完結できるツール」を導入したことよって、生産性が高くなったと回答しています。
テレワークの導入はかならずしもマイナス面だけではなく、オンラインツールを活用することによって、業務の効率化が図られます。現状では、コミュニケーション不足に陥りやすい点がネックといえるため、それを改善していくのが今後の課題でしょう。
テレワークで生産性を上げるための6つの方法
テレワークにおけるネックがコミュニケーション不足であるならば、メンバー同士のコミュニケーションを密にすることで、生産性の向上が期待できます。テレワークで生産性を上げるための具体的な方法について、見ていきましょう。
① テレワーク中に「朝礼」を行う
テレワークで生産性を上げるためには、毎日同じ時間に朝礼を行うことが効果的です。朝礼がコミュニケーションの場となり、従業員同士での意思疎通が図りやすいこと、また、業務を始める朝の時点でメンバーと顔を合わせることで、業務のモチベーションが高まりやすいためです。
テレワークは、会社から離れた場所で一人黙々と作業を行うことになります。自分のペースで作業を進められる点はメリットといえますが、一日中会社のメンバーと顔を合わせないために、心細く感じてしまうこともあります。
また、自分のペースで業務を進められる半面、周りに誰もいないことで、業務に対するモチベーションが下がってしまうこともあるでしょう。その点、一日一回、朝礼の時に、画面越しでメンバーと顔を合わせて、互いにコミュニケーションを取ることができれば、自分一人ではないと感じやすくなり、効率的に業務を進めやすくなります。
② 業務が終わったら報告の時間を設ける
また、定められた業務が終わったら、上司に対して画面上で報告する時間を設けることも、コミュニケーションを充実させる上では大切なことです。業務終了の連絡は、メールなど文面だけでも可能ではありますが、画面上で報告することによって、仕上がった業務に関する補足を細かく説明することができます。逆に、上司としても、仕上がった業務に対してフィードバックができるため、部下としては、そのフィードバックに基づいて修正すれば、より質の高い仕上がりが見込めます。
さらに、報告の時間は、コミュニケーションの場としても活用できます。仕事に対する疑問点を抱えている場合、画面越しで質問することによって、気持ちが晴れやすくなり、業務を円滑に進めることが可能となります。テレワークでは、それぞれのメンバーが離れた場所で業務を行っていることもあり、互いにコミュニケーションを取れる場を作ることが、結果として生産性の向上へとつなげやすくなるのです。
③ 孤独を避ける
テレワークや在宅勤務をすることで、自分で業務をマネジメントしなくてはなりません。しかし、周りとのコミュニケーションがないことで、疎外感を受け、モチベーションの低下などで業務がうまくいかない場合があります。コミュニケーションがないことで、作業効率の低下や離職率の増加が起こりやすくなります。そうならないためにも、Rady - レディのポンチョようにしましょう。
④ 仕事環境を作る
出社するオフィスとは異なり、サテライトオフィスや自宅に最適なビジネスツールがない場合があります。そうした環境下では、生産性は落ちてしまうでしょう。作業を効率的に進め、ストレスを減らすためにも、必要なデバイスやツールを導入しましょう。また、長時間作業を行うことを考えると、デスクやチェア、モニターを揃えることで、仕事の生産性が上がりやすくなります。デル株式会社のデュアルモニターに関する資料によると、19インチのデュアルモニターを利用することで、1年間の労働時間の中で、56日分の時間が節約されたことが発表されています。
⑤ 運動習慣を取り入れる
在宅勤務を行う場合、外に出かける必要がなく、運動不足に陥ってしまうことがあるかもしれません。そうした場合、体重の増加や気分の落ち込みなどで、ストレスが溜まりやすい状況になります。ストレスが溜まる際には、コルチゾールというストレスホルモンが分泌されます。このコルチゾールを減少させるためには、運動が有効です。運動中は、幸せホルモンのセロトニンが分泌され、不安を解消してくれるといわれています。前向きな姿勢で仕事に取り組むためにも、運動の習慣を取り入れましょう。
⑥ テレワークを通じて「つながる」ことが生産性向上のカギ
テレワークで生産性を上げるためには、オンラインツールの活用が効果的といえますが、それとともに大切なことは、いかにメンバー同士でコミュニケーションを取る機会を増やすか、ということに尽きるのではないでしょうか。テレワークは従業員一人ひとりが自分のペースで業務を進められる点がメリットといえますが、業務を進める上で重要なことは、従業員同士のコミュニケーションを密にすることです。
テレワークでメンバー同士が離れていたとしても、お互いが気持ちの面でつながっていることで、同じ方向を向いて業務を進めることが可能となり、結果として、業務の生産性向上へとつなげられます。
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